Kårbergs blogg

GDPR Policy

Övergripande policy för Kårbergs kulturförenings medlemsregister i syfte att följa datadirektiven i GDPR.

• Ändamålsbegränsning:
  • Uppgifter som samlas in och sparas kommer bara att användas för att administrera medlemskapet. Detta inbegriper utskick om förnyat medlemskap, information från föreningen eller underlag till närvarolista vid evenemang.

• Uppgiftsminimering:
  • Endast namn och adresser kommer att samlas in och sparas. Personnummer och telefonnummer eller andra uppgifter kommer inte att samlas in eller sparas.

• Riktighet:
  • De sparade uppgifterna om medlemmar kontrolleras 1 gång per år i samband med medlemsförnyelse. Felaktiga uppgifter rättas till eller raderas.

• Lagringsminimering:
  • De medlemmar som efter årlig förnyelse väljer att inte fortsätta medlemskapet raderas permanent från databasen. Sparade uppgifter får maximalt sparas 18 månader efter avlutat medlemskap. Ansvarig för databasen kontrollerar årligen samtliga medlemmars uppgifter samband med förnyelse.

• Integritet och konfidentialitet:
  • Uppgifterna samlas i en databas som lagras på en USB-sticka. En backup av databasen förvaras av utsedd på säkert ställe. Förvaltare av databasen är ansvarig för att förvara USB-stickan på ett säkert ställe och inte göra kopior på innehållet eller låta obehöriga ta del av de lagrade uppgifterna. Samtliga styrelsemedlemmar anses behöriga och förvaltare.
  • Register över behandling förs enligt bilaga.

• Information till medlemmar:
  • I samband med nytecknade av medlemskap informeras om denna policy antingen med utskrift av policyn eller hänvisning till publiceringslänk.
  • Anser medlemmen att föreningen brustit i sin behandling av medlemmens uppgifter kan denne klaga till IMY, Integritetsskyddsmyndigheten, https://www.imy.se.
  • Medlemmar är skyldiga att lämna uppgifter om namn och adress för att kunna erhålla medlemskap.
  • Om medlem begär så kommer alla lagrade uppgifter om medlemmen raderas och medlemskapet hävas.
    

Bilaga: Register över behandling

Stadgar

Kårbergs kulturförening.

$1 Föreningen som är ideell och oberoende, d.v.s. ej bunden till någon överordnad religiös, politisk eller kulturell organisation. Har till uppgift och målsättning att främja ideell verksamhet till gagn for Kårbergs tillgång på kulturellt utbud. Målet är att stärka integration, samhörighet och utveckling i den landsbygd vi lever och verkar i.

§2 Medlemskap i föreningen erhålles av den som ansluter sig till föreningens målsättning utan särskild ansökan men efter erläggande av avgift som fastställs av årsmötet.

§3 Föreningens beslutande organ är årsmötet, medlemsmötet och styrelsen.

§4 Föreningens styrelse består av ordförande, och minst 4 ledamöter. Styrelsen är beslutsmässig då minst hälften av ledamöterna samt ordförande eller vice ordförande är närvarande. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. Styrelsen utser årligen firmatecknare i samband med sitt konstituerande möte.

§5 Årsmötet beslutar på styrelsens förslag om medlemsavgiftens storlek.

§6 Ordförande samt styrelse väljs av årsmötet varefter styrelsen med undantag av ordförandeposten konstituerar sig. Mandattiden är ett år för ordförande och två år för övriga ledamöter. Kassör utses inom eller utom styrelsen.

§7 Årsmöte hålls senast under mars månad. Kallelse till årsmöte skall utsändas senast två veckor föra årsmötet. På årsmötet skall följande frågor behandlas:

-Val av mötesordförande

-Val av mötessekreterare

-Val av två justerare tillika rösträknare

-frågan om årsmötet utlysts i behörig ordning

-styrelsens årsberättelse

-revisionsberättelse

-frågan om styrelsens ansvarsfrihet

-beslut om medlemsavgiftens storlek

-val av ordförande kommande verksamhetsår

-val av styrelseledamöter

-val av revisor samt suppleanter

-val av valberedning

-motioner som skall lämnas till styrelsen fyra veckor innan årsmötet

-övriga frågor

§8 Vid behov kallas föreningens medlemmar till föreningsmöte när styrelsen eller mer än hälften av medlemmarna så kräver.

§9 För granskning av föreningens verksamhet och ekonomiska förvaltning utses två revisorer. Revisionsberättelse ställs till årsmötet och överlämnas till styrelsen senast 14 dagar före årsmötet. I revisionsberättelsen skall revisorerna till-eller avstyrka ansvarsfrihet för styrelsen.

§10 För ändring av dessa stadgar fodras att beslut därom fattas med 2/3 majoritet vid två på varandra följande föreningsmötet varav ett årsmöte.

§11 Beslut om upplösning av föreningen kan fattas vid två efter varandra följande möten, varav ett årsmöte. Om föreningen upplöses skall dess tillgångar överlämnas till sådan verksamhet som det aktuella årsmötet beslutar.

Reviderad 2022-04-06

Kårberg